Innerhalb von nur drei Monaten wurde das CAFM-System consultware^® FM am Landkreis Oldenburg vom ersten Startmeeting bis zur aktiven Nutzung implementiert. Die Beschränkung auf zunächst wenige Informationen in Kombination mit einer gezielten Betrachtung der Prozesse und Datenstrukturen vor Ort sowie einer kontinuierlichen Begleitung waren der Schlüssel für die erfolgreiche Einführung und den erfolgreichen Betrieb in der Zeit darüber hinaus.

Immer mehr öffentliche Einrichtungen und Unternehmen greifen auf CAFM-Systeme (Computer Aided Facility-Management) zurück, um ihre Liegenschaften, Gebäude und Verwaltungsabläufe eigenständig und aus einer Hand bzw. in einem System zu managen.

Eine wesentliche Grundlage für den Erfolg der Einführung stellen die CAD-Zeichnungen dar. Die grafische Aufbereitung von Informationen ist eine der wesentlichen Eigenschaften der gewählten Software consultware^® FM. Im Vorwege wurde daher bereits geklärt, dass Layerstrukturen vorhanden und klar definiert waren.

Der Schlüssel zum Erfolg des Projektes war aber vielmehr die sogenannte Einführungsberatung. Mit den betroffenen Abteilungen des Landkreises wurden alle zentralen Themen beleuchtet sowie eine Prioritätenliste und ein Fahrplan bis zum Systemstart festgelegt. Zwei zentrale Ansprechpartner wurden benannt, die diesen Prozess sowohl von Seiten der Bauverwaltung als auch von Seiten der Gebäudeinstandhaltung begleiten.

Mit dem entsprechenden Personal ausgestattet, konnte innerhalb eines Monats dann beispielsweise das zentrale Gebäude des Landkreises mit allen notwendigen Daten erfasst werden. consultware^® FM unterstützt den Landkreis nun nachhaltig. Kontinuierliche Schulungen, auch unter der Nutzung moderner Möglichkeiten wie Webkonferenzsoftware, und eine kontinuierliche Begleitung mit festen Ansprechpartnern während des Prozesses unterstützten das Vorankommen ebenfalls erheblich und haben sich als unerlässliche Ergänzung zu klassischen Treffen und Projektmeetings herausgestellt.

Als schwierig hat sich die Anbindung an das bestehende SAP-Derivat herausgestellt. Hieraus wurden Kostenstellen und Kreditoreninformationen benötigt, welche zu den unabdingbaren zentralen Informationen für den Systembetrieb gehören. Da die ERP-Software erst vor kurzem eingeführt wurde, konnten zunächst noch nicht sämtliche Schnittstellen implementiert und zur Verfügung gestellt werden.

An dieser Stelle möchten wir uns für das entgegengebrachte Vertrauen bedanken. Wir freuen uns auf die weitere gute Zusammenarbeit.

Pietschconsult GmbH, Lübeck